Anasayfa » Gökçeyazın » Kalite-Vaka Sorumluluğu

Kısaca Vaka ve Vaka Sorumluluğu Süreci

Öncelikle örnek bir vaka için örnek verelim. En kısadan vaka, bir olay esasıdır. Aşağıdaki örnekleme ve olay; Vakanın aslıdır. Yine akabinde anlatılan öyküleme ise Vaka Sorumlusunun vaka yönetim sürecidir. 
Türkiye'den bir lojistik firmasının aracı Avrupa veya bir başka bölge ülkesine yük taşımaktadır. Hedef ülke Danimarka olup, yolculuk sırasında Macaristan gibi güzergah ülkelerden birinde arıza yapar. Bu kaza da olabilir. Dorsenin arka sol 2. dingil lastiği patlamıştır. Sürücü durumu firma yetkilisine iletir. Firma vahimeti doğrudan VAKA SORUMLUSU'na bildirerek süreçten çekilir. 

Bu olayda talebin Vaka Sorumlusuna iletilmesi ile süreç başlar. Telefon veya Mail, yahut doğrudan farklı materyaller vasıtasıyla konu talep niteliğinde Vaka Sorumlusuna iletilebilir. Bundan sonrası süreç tamamen Vaka Sorumlusunun kontrolü, takibi ve sorumluluğundadır. Taki, araç yola devam etmeye başlayana değin. 
Vaka Sorumlusuna talep firma yetkilisinde Mail üzeri gelir. Vaka Sorumlusu gerekli bilgileri farklı araçlar vasıtasıyla edinir. Bu bilgiler konum, lastik modeli ve boyutları, bölge, sürücü bilgileri ve araç modal-bilgileri vb. olup, tümü için birçok materyal ve merciye başvurabilir. Bilgi toplama sürecinden sonra dosyalama süreci ile gerekli dosya açılımı ve veri oluşumunu sağlar. Ardından ilgili bölgede uygun servis, sağlayıcı ve aracılarla irtibat kurar. Konuyu yurt dışında en uygun ve hızlı sağlayıcılara ileterek, sürekli takipte kalarak bölgeye en kısa sürede sağlıklı bir şekilde yol yardım ekibinin gitmesini sağlar. Bu süreçte gerekli belge ve prosedürleri tamamlar, ödeme ve para aktarımlarını gerçekleştir ve sürekli firma ve sürücü bilgilendirilir. Bu süreçte oluşan diğer aksaklık ve sorunların en kısa sürede çözülmesini ve sorunların bertaraf edilmesini sağlar. Değişim sonrası aracın yola devamı sağlandıktan sonra gerekli prosedürler ve ödeme işlemleri ile faturalandırma tamamlanır. Firma bilgilendirilerek, dosyalama ve arşivleme yapılır. 
Bu süreçte Vaka Sorumlusu Mail, Telefon, Whatsapp, Uygulama, Program vb. birçok materyalden yardım almakta ve birden fazla merci ile görüşmektedir. Bir veya birkaç gün, hatta bir hafta dahi süren Vakalar söz konusudur. Bunların tüm takip ve çözümü için çaba sarf eder, mesai harcar. Araç yola devam ettiğinde dahi işlem bitmez, fatura ve diğer işlemler için firma ve sağlayıcılarla sürekli irtibat halinde kalmak zorundadır. 

Bu tarz vakalar Vaka Sorumlusu için oldukça sıradan ve en kolay olanıdır. Kazalı, yaralanma ve ölümle sonuçlanan vakalarda olaya daha da önem kazanmaktadır. Ceza ödemeleri, yakıt desteği, nakit destek vb.  birçok alanda Vakalara bakar, sürekli takip sağlar. Yurt dışından ülkemize gelen bir araçla ilgili vakalara ve vaka sonrası desteğe de Vaka Sorumluları bakar. 

Kısa bir örnekleme ile konuyu ele alalım. Yurt dışından BMW marka bir araç Türkiye'ye giriş yapar. Yolda araç arızalanır ve sigorta firmasına sürücü durumu bildirir. Durum Vaka olarak sigorta firmasından Vaka Sorumlusuna iletilir. Artık konu Vaka Sorumlusundadır. 

Sürücü ile görşme, aracın çekilmesi, serviste bakım ve tamiratı, sürücüye taksi ayarlaması ile otele gönderilmesi ve otel ayarlaması, isterse uçak ayarlaması, kaza söz konusu ile ambulans gönderilmesi, polis yönlendirilmesi ve hastaneye aktarılması gibi tüm süreçler artık Vaka Sorumlusunun kontrolü ve takibindedir.
  1. Aracı çeker,
  2. Serviste tamir ettir,
  3. Sürücüye ve ailesine otel ayarlar,
  4. Tümünü Vaka bölgesinden otele transfer sağlar,
  5. Kiralık araç isterse ikame araç ayarlar,
  6. Uzak mesafelere gitmesi gerekiyorsa uçak ayarlaması yapar,
  7. Para gerekiyorsa nakit destek sunar,
  8. Araç tamir edildikten sonra sürücüye teslimat için çekilir ve sürücüye teslim edilir. 
  9. Ardından faturalandırma, garanti kapsamında ise garanti süreci ve prosedürler işlenir. 
Tüm bu süreç boyunca sürücü, servis ve diğer birimlerle irtibat devam ettirilmekte, sigorta firması sürekli bilgilendirilmektedir. Temel olarak vaka sorumlusunun genel iş akışı ve iş alanı bu şekildedir.
Kısaca Vaka ve Vaka Sorumluluğu Süreci
Değerlendirme: 5.0/1 - 13.02.2018
Kısaca Vaka ve Vaka Sorumluluğu Süreci
Kısaca Vaka ve Vaka Sorumluluğu Süreci

Sayaç: 16 | Ekleyen: jungnet | Etiketler: vaka örneği, tır kazası, vaka sorumluluğu, Kısaca Vaka ve Vaka Sorumluluğu Sür, lastik patlaması
Toplam yorum: 0
avatar